Artikel 27 der DSGVO ist entscheidend für Nicht-EU-Unternehmen, die mit Daten von EU-Bürger:innen umgehen. Wenn Ihr Unternehmen Waren oder Dienstleistungen für EU-Bürger:innen anbietet oder deren Verhalten überwacht, müssen Sie diese Vorschrift einhalten. Hier ein kurzer Überblick:

• Wer muss sich daran halten: Nicht-EU-Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen in der EU anbieten oder EU-Bürger:innen überwachen.
• Was ist erforderlich: Ernennung eines EU-basierten Datenvertreters, der mit den Datenschutzbehörden und den EU-Bürger:innen kommuniziert.
• Ausnahmen: Gelegentliche Datenverarbeitung, keine Verarbeitung sensibler Daten und keine erheblichen Risiken für die Rechte der EU-Bürger:innen.

Das Verständnis dieser Grundlagen hilft Ihnen, die richtigen Schritte zur Einhaltung der DSGVO zu unternehmen und hohe Geldstrafen zu vermeiden. Lesen Sie weiter, um mehr über die Ernennung eines EU-Vertreters und die Anforderungen des Artikels 27 der DSGVO zu erfahren.

Artikel 27 der DSGVO ist für Nicht-EU-Unternehmen, die Daten von EU-Bürger:innen verarbeiten, von entscheidender Bedeutung. Lassen Sie uns das einfach erklären.

Anwendbarkeit von Artikel 27

Wer muss einen Vertreter ernennen?

Artikel 27 gilt für Verantwortliche und Auftragsverarbeiter, die nicht in der EU ansässig sind, aber dennoch personenbezogene Daten von Personen in der EU verarbeiten. Dies kann in zwei Hauptszenarien geschehen:

1. Angebot von Waren oder Dienstleistungen: Wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen an EU-Bürger:innen verkaufen, auch wenn sie kostenlos sind, gilt dieser Artikel für Sie.
2. Verhaltensüberwachung: Wenn Sie das Verhalten von EU-Bürger:innen verfolgen oder überwachen, beispielsweise durch Cookies oder Analysen, fallen Sie ebenfalls unter diese Regel.

Gesetzestext

Der Gesetzestext von Artikel 27 besagt, dass der Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter, wenn Artikel 3(2) zutrifft, schriftlich einen Vertreter benennen muss. Dieser Vertreter handelt im Namen des Nicht-EU-Unternehmens in der EU.

Schriftliche Benennung

Die Ernennung eines EU-Vertreters muss schriftlich erfolgen. Dies ist entscheidend, da es eine rechtsverbindliche Dokumentation darstellt, die bestätigt, dass der Vertreter befugt ist, in Ihrem Namen zu handeln.

Nicht jedes Nicht-EU-Unternehmen muss einen Vertreter ernennen. Hier sind die Ausnahmen:

1. Gelegentliche Verarbeitung: Wenn Ihre Datenverarbeitungsaktivitäten gelegentlich sind, könnten Sie ausgenommen sein. Aber was bedeutet "gelegentlich"? Es bedeutet, dass die Verarbeitung weder regelmässig noch systematisch erfolgt.
2. Besondere Kategorien von Daten: Wenn Ihre Verarbeitung keine besonderen Kategorien von Daten (wie Gesundheitsdaten) oder Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen umfasst, könnten Sie ausgenommen sein.
3. Geringes Risiko: Wenn Ihre Verarbeitung voraussichtlich kein Risiko für die Rechte und Freiheiten der Personen darstellt, müssen Sie möglicherweise keinen Vertreter ernennen. Dies beinhaltet die Berücksichtigung der Art, des Kontexts, des Umfangs und der Zwecke der Verarbeitung.
4. Öffentliche Behörden: Öffentliche Behörden oder Einrichtungen sind ebenfalls von dieser Anforderung ausgenommen.

Beispielszenario

Stellen Sie sich vor, Sie betreiben einen E-Commerce-Shop in den USA und erhalten gelegentlich Bestellungen von EU-Kund:innen. Wenn diese Bestellungen selten sind und Sie keine sensiblen Daten verarbeiten, könnten Sie von der Ernennung eines EU-Vertreters ausgenommen sein.

Durch das Verständnis dieser Anforderungen und Ausnahmen können Sie beurteilen, ob Sie einen EU-Vertreter ernennen müssen und die Einhaltung von Artikel 27 der DSGVO sicherstellen.

Hauptaufgaben

Ein EU-Vertreter fungiert als Verbindungsperson zwischen Ihrem Unternehmen und den Datenschutzbehörden  sowie den betroffenen Personen in der EU. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, eine reibungslose Kommunikation und Einhaltung der DSGVO-Vorschriften zu gewährleisten. Hier sind die Hauptaufgaben:

1. Kontaktstelle: Der EU-Vertreter dient als Hauptkontakt für alle DSGVO-bezogenen Anfragen. Dies umfasst Fragen von betroffenen Personen zu ihren Daten und von Datenschutzbehörden zur Einhaltung.
2. Rechtsdokumente: Er empfängt und versendet Rechtsdokumente im Namen Ihres Unternehmens. Dies umfasst die Bearbeitung offizieller Kommunikation von EU-Behörden und betroffenen Personen.
3. Verarbeitungsverzeichnisse: Der EU-Vertreter muss Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten führen. Diese Verzeichnisse sollten auf dem neuesten Stand und für die Aufsichtsbehörden leicht zugänglich sein.
4. Einhaltung: Er sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen der DSGVO erfüllt. Dazu gehört die Zusammenarbeit mit den Datenschutzbehörden und der Schutz der Rechte der betroffenen Personen.

Unterschied zwischen EU-Vertreter und Datenschutzbeauftragtem

Sowohl der EU-Vertreter als auch der Datenschutzbeauftragte (DSB) sind für die Einhaltung der DSGVO von entscheidender Bedeutung, haben jedoch unterschiedliche Verantwortlichkeiten.

Rechtliche Verantwortlichkeit: Der EU-Vertreter dient als Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen, wenn ein Unternehmen ohne Niederlassung in der EU personenbezogene Daten verarbeitet. Er kann von Behörden oder betroffenen Personen kontaktiert und in Verfahren einbezogen werden. Die primäre Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO liegt jedoch weiterhin beim Unternehmen selbst, nicht beim EU-Vertreter. In bestimmten Fällen kann der EU-Vertreter dennoch für Verstösse haftbar gemacht werden, insbesondere wenn er nicht kooperiert oder seinen Verpflichtungen nicht nachkommt. Der Datenschutzbeauftragte kann hingegen nicht für Verstösse gegen die DSGVO rechtlich verantwortlich gemacht werden.

Interessenkonflikt: Der Datenschutzbeauftragte muss unabhängig agieren und darf keinen Interessenkonflikt mit anderen Rollen innerhalb des Unternehmens haben. Er konzentriert sich darauf, das Unternehmen in Fragen der DSGVO-Compliance zu beraten und den Datenschutz zu verbessern. Im Gegensatz dazu ist die Rolle des EU-Vertreters eher rechtlicher Natur und darauf ausgerichtet, als Kontaktperson zu fungieren und die Einhaltung gegenüber den EU-Behörden sicherzustellen.

Getrennte Rollen: Idealerweise sollten diese Rollen von verschiedenen Personen oder Entitäten ausgefüllt werden, um Interessenkonflikte zu vermeiden. Der Datenschutzbeauftragte ist dem Datenschutzrecht und den betroffenen Personen verpflichtet und muss unabhängig arbeiten. Der EU-Vertreter hingegen vertritt das Unternehmen gegenüber den Behörden und betroffenen Personen, wobei er deren Interessen berücksichtigen muss.

Durch das Verständnis dieser Verantwortlichkeiten und Unterschiede können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen gut auf die Anforderungen der DSGVO vorbereitet ist.

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Qualifikationen, auf die Sie achten sollten

Die Ernennung eines EU-Vertreters ist entscheidend für die Einhaltung der DSGVO. Hier ist, worauf Sie achten sollten:

1. Schriftliche Benennung: Zuerst muss die Ernennung schriftlich erfolgen. Dies formalisiert die Beziehung und setzt klare Erwartungen. Es ist eine gesetzliche Anforderung gemäss Artikel 27 der DSGVO und stellt sicher, dass der Vertreter offiziell anerkannt ist.
2. EU-Mitgliedsstaat: Der Vertreter muss in einem EU-Mitgliedsstaat ansässig sein, in dem sich Ihre betroffenen Personen befinden. Dies stellt sicher, dass sie sowohl für betroffene Personen als auch für Aufsichtsbehörden erreichbar sind.
3. Kontaktdaten: Stellen Sie sicher, dass die Kontaktdaten Ihres Vertreters leicht zugänglich sind. Sie müssen für betroffene Personen und Behörden schnell erreichbar sein. Dies umfasst die Bereitstellung einer physischen Adresse, einer Telefonnummer und einer E-Mail-Adresse.
4. Rechtliche Verantwortung: Ihr EU-Vertreter dient als Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen im Rahmen der DSGVO. Die primäre Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO liegt jedoch weiterhin beim Unternehmen selbst. Der EU-Vertreter kann in bestimmten Fällen für Verstösse haftbar gemacht werden, insbesondere wenn er seine Verpflichtungen nicht erfüllt oder mit den Behörden nicht kooperiert. Daher sollte die Rolle mit besonderer Sorgfalt besetzt werden.
5. DSGVO-Expertise: Suchen Sie nach einem Vertreter mit umfassenden Kenntnissen der DSGVO. Sie sollten in der Lage sein, komplexe Vorschriften zu navigieren und Ihr Unternehmen in Fragen der Compliance zu beraten. Diese Expertise ist entscheidend, um kostspielige Fehler zu vermeiden.
6. Mehrsprachige Kommunikation: Da Ihr Vertreter mit betroffenen Personen und Behörden in verschiedenen Mitgliedsstaaten kommunizieren wird, muss er mehrere Sprachen sprechen. Dies stellt eine klare und effektive Kommunikation sicher und reduziert Missverständnisse.

Durch die Fokussierung auf diese Qualifikationen können Sie einen EU-Vertreter ernennen, der Ihrem Unternehmen hilft, die DSGVO einzuhalten.

Die Navigation durch die Komplexität der DSGVO-Compliance kann herausfordernd sein, insbesondere für Nicht-EU-Unternehmen. Hier kommen wir ins Spiel. Bei SIDD spezialisieren wir uns auf Datenschutzberatung und bieten massgeschneiderte Lösungen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle Anforderungen von Artikel 27 der DSGVO erfüllt.

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